14 juni 2021

Wat wilt u weten over de digitale bewaarplicht?

Ondernemers dienen hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.

Gegevens raadplegen

De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile

De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie

Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.

Papieren documenten niet bewaren

Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op!

Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Heeft u vragen over de bewaarplicht? Neem dan contact met ons op.

Gerelateerde artikelen

Advieswijzer Overstappen naar een bv? 2022

Advieswijzer Overstappen naar een bv? 2022

10-08-2022

Heb je momenteel een eenmanszaak, maatschap of vof? Dan kan het interessant zijn om over te stappen naar een bv. Of dit voor jou de juiste keuze is, hangt af van tal van aspecten. Welke belangrijke verschillen zijn er?
Personeelsdiensten

Personeelsdiensten

Loonbelastingverklaringen, ziekteverzuimverzekeringen, en andere werkgeversverzekeringen: allemaal zaken die komen kijken bij de loonadministratie.
Belastingaangiften

Belastingaangiften

Administratiekantoor Koorn verzorgt alle vormen van belastingaangiften voor ondernemers. Denk aan de omzetbelasting, loonbelasting, vennootschapsbelasting etc. Ook helpen we graag bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst. Ons kantoor heeft een convenant met de Belastingdienst voor Horizontaal Toezicht.
Online diensten

Online diensten

Altijd en overal uw (loon)administratie bijwerken? Dat kan met behulp van onze online diensten. Bespaar kostbare tijd en ervaar de voordelen van onlinewerken. We kunnen de online-diensten specifiek op uw behoeften afstemmen.
Bedrijfsadministratie

Bedrijfsadministratie

Een overzichtelijke organisatie van uw administratie is belangrijk voor een goede bedrijfsvoering. Ons administratiekantoor helpt met het opzetten, uitvoeren en optimaliseren van uw administratie.
Tweede Kamer wil liquiditeitsproblemen box 3 voorkomen

Tweede Kamer wil liquiditeitsproblemen box 3 voorkomen

09-08-2022

Het kabinet werkt aan voorstellen voor een nieuwe belasting op sparen en beleggen. Daarbij wordt ook gedacht aan een belasting op vermogensaanwas. De Tweede Kamer heeft in een motie verzocht om hierbij liquiditeitsproblemen voor belastingplichtigen te voorkomen.