14 juni 2021

Wat wilt u weten over de digitale bewaarplicht?

Ondernemers dienen hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.

Gegevens raadplegen

De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile

De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie

Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.

Papieren documenten niet bewaren

Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen

Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op!

Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Heeft u vragen over de bewaarplicht? Neem dan contact met ons op.

Gerelateerde artikelen

Voorlopige aanslag IB 2022 nog met volledige box 3-heffing

Voorlopige aanslag IB 2022 nog met volledige box 3-heffing

18-01-2022

De Belastingdienst laat weten dat de gevolgen van het oordeel van de Hoge raad eind 2021 inzake de box 3-heffing niet verwerkt zijn in de voorlopige aanslagen inkomstenbelasting 2022 die momenteel worden opgelegd.
Personeelsdiensten

Personeelsdiensten

Loonbelastingverklaringen, ziekteverzuimverzekeringen, en andere werkgeversverzekeringen: allemaal zaken die komen kijken bij de loonadministratie.
Corona en thuiswerken

Corona en thuiswerken

13-01-2022

Omdat werknemers veel meer thuiswerken als gevolg van corona, kunnen werkgevers zich genoodzaakt voelen tegemoet te komen in de kosten die werknemers thuis maken.
Nieuw maximumbedrag transitievergoeding 2022

Nieuw maximumbedrag transitievergoeding 2022

12-01-2022

De maximale transitievergoeding wordt per 1 januari 2022 verhoogd van € 84.000 naar € 86.000. Heeft een werknemer over 12 maanden een hoger loon dan dit bedrag, dan telt het hogere loon.
Wijziging verrekening loonkostensubsidie bij ziekte

Wijziging verrekening loonkostensubsidie bij ziekte

24-01-2022

Per 1 januari 2022 is de werkwijze rond ziekmelding en de verrekening van loonkostensubsidie bij ziekte gewijzigd. Hierdoor wordt het voor u als werkgever eenvoudiger om iemand met loonkostensubsidie in dienst te nemen.
Advies

Advies

De keuzes en beslissingen die u maakt zijn cruciaal voor het succes van uw onderneming. Bijvoorbeeld advies over de rechtsvorm van uw onderneming, bij uitbreiding of bedrijfsbeëindiging. Wij werken samen met ons zusterbedrijf Omnyacc. Hierdoor beschikken wij over de juiste kennis om u goed te kunnen adviseren.